Buchungssystem für Spa & WellnessVom Wunsch zur fertigen Anfrage.

Kunde

Health & Wellness Institut

Standort

Karben

Leistungen von LEOSA

Webdesign, eigenes WordPress-Theme, programmiertes Buchungssystem

Website

health-wellnessinstitut.de

Warum ein Buchungssystem für Spa und Wellness mehr Anfragen bringt

Wer einen Spa-Tag oder eine private Sauna plant, will vorher wissen, was möglich ist und was es ungefähr kostet. Steht auf der Website nur eine Telefonnummer, muss der Gast warten, bis jemand erreichbar ist. Viele planen aber abends oder am Wochenende. Ein Buchungssystem auf der Website nimmt die Anfrage genau dann entgegen, wenn der Gast Zeit hat.

Für den Betrieb hat das einen zweiten Vorteil: Die Anfrage kommt vollständig an. Statt „Was kostet ein Saunabesuch?“ steht in der Anfrage, wie viele Personen kommen, wie lange sie bleiben möchten, welche Pakete und Anwendungen sie wünschen und welcher Termin passt.

• Rund um die Uhr erreichbar: Anfragen kommen auch außerhalb der Öffnungszeiten an.
• Vollständige Angaben: Alles, was für die Planung zählt, wird Schritt für Schritt abgefragt.
• Preis auf einen Blick: Der Gast sieht den Richtpreis, bevor er die Anfrage abschickt.
• Weniger Rückfragen: Regeln wie Mindestdauer oder Vorlaufzeiten stehen direkt im Formular.

Das Projekt: Health & Wellness Institut in Karben

Das Health & Wellness Institut in Karben verbindet Day Spa, private Sauna, Massagen, Kurse wie Yin Yoga und Meditation sowie Angebote für die Zeit nach der Geburt. Geöffnet ist montags bis freitags von 10 bis 21 Uhr, am Wochenende nach Vereinbarung. Termine werden immer persönlich abgestimmt.

Genau das war die Aufgabe: Gäste sollten ihren Besuch online zusammenstellen können, ohne dass eine starre Sofortbuchung die persönliche Abstimmung ersetzt. Die Lösung ist eine Buchungsanfrage. Der Gast wählt alles aus und sieht den Richtpreis, das Institut bestätigt den Termin danach persönlich.

Die Website hat LEOSA mit einem eigenen, schlanken WordPress-Theme umgesetzt. Jede Leistung hat eine eigene Seite: Day Spa, Sauna & Massage, Kurse, Integration nach der Geburt und Mama Raum. Die Buchungsanfrage ist von jeder Seite über das Menü erreichbar, die Telefonnummer steht direkt daneben.

Die Buchungsanfrage in vier Schritten

Das Formular ist bewusst in kleine Schritte geteilt. Jeder Schritt zeigt nur das, was gerade wichtig ist:

1. Ihre AnfragePrivate Sauna & Wellness oder nur Massage bzw. Reiki, dazu Tarif, Zahl der Erwachsenen und Kinder sowie die Frage nach einem Geburtstag.
2. Sauna & PaketeDauer der privaten Sauna ab 2 Stunden, Zusatzpakete pro Person, Banja-Venik für die Gruppe und auf Wunsch Kinderbetreuung.
3. Massagen & ReikiMassagen und Reiki mit Dauer und Preis, dazu Yoga, Mobility, Meditation, Beckenbodentraining und Personal Training.
4. Kontakt & ÜbersichtKontaktdaten, Wunschtermin und eine Übersicht aller gewählten Positionen mit Richtpreis.

Wer nur eine Massage möchte, überspringt den Sauna-Schritt automatisch. So muss niemand Felder durchklicken, die für ihn keine Rolle spielen.

Für dein Spa oder Studio: Teile lange Formulare in Schritte und blende aus, was nicht passt. Ein Gast, der nur eine Massage will, sollte keine Fragen zur Sauna sehen.

Die Regeln des Hauses stecken im System

Das Besondere an diesem Buchungssystem: Es kennt die Regeln des Instituts und wendet sie automatisch an. Der Gast kann nichts auswählen, was später nicht möglich wäre:

Auch Hinweise, die sonst erst am Telefon zur Sprache kämen, stehen direkt im Formular: Massagen brauchen mindestens 3 Tage Vorlauf, Reiki ist von 12 bis 17 Uhr buchbar, Kurse wie Yoga und Meditation von 9 bis 14 Uhr.

Richtpreis in Echtzeit und eine klare Übersicht

Mit jeder Auswahl rechnet das System den Preis neu. Im letzten Schritt sieht der Gast jede einzelne Position, zum Beispiel Personen mal Stunden mal Tarif, die Zusatzpakete und die gewählten Anwendungen, und darunter den Gesamtpreis als unverbindlichen Richtpreis.

Wichtig ist der klare Hinweis: Die Anfrage ist keine verbindliche Buchung. Termine werden erst nach persönlicher Abstimmung, Verfügbarkeit und schriftlicher Bestätigung fest vereinbart. So weiß der Gast genau, woran er ist, und das Institut behält die Kontrolle über seinen Kalender.

• Für den Gast: Transparenz vor dem Absenden, keine Überraschungen beim Preis.
• Für das Institut: Anfragen mit allen Details und dem passenden Preisrahmen.

Selbst programmiert statt Baukasten-Plugin

Fertige Buchungs-Plugins oder Portale stoßen bei so vielen Regeln schnell an Grenzen. Zwei Tarife, kostenfreie Kinder, Pakete pro Person, Leistungen, die je nach Kombination inklusive sind, und ein Schritt, der nur bei Sauna erscheint: Das lässt sich mit Standardlösungen kaum sauber abbilden.

Deshalb hat LEOSA das System direkt im Theme der Website programmiert:

• Eigene Logik: Preise, Grenzen und Bedingungen sind genau auf das Institut zugeschnitten.
• Kein externes Portal: Die Anfrage läuft über die eigene Website, ohne Weiterleitung zu einem fremden Anbieter.
• Schlank und schnell: Keine schwere Plugin-Technik, die die Website ausbremst.
• Mobil zuerst: Plus- und Minus-Schalter statt Eingabefelder, gut bedienbar auf dem Smartphone.

Buchungsanfrage oder Sofortbuchung: Was passt zu dir?

Nicht jeder Betrieb braucht ein eigenes System. Entscheidend ist, wie komplex deine Angebote sind:

• Einzelne Termine mit fester Dauer: Ein bestehendes Buchungstool wie Treatwell reicht oft aus. So haben wir es beim Kosmetik & Wellness Institut am Kurpark gelöst.
• Kombinationen, Gruppen und Pakete: Wenn Preise von vielen Faktoren abhängen, lohnt sich ein eigenes System wie beim Health & Wellness Institut.
• Persönliche Abstimmung nötig: Eine Anfrage mit Richtpreis verbindet Komfort für den Gast mit Kontrolle für dich.

Mehr Beispiele aus Beauty, Wellness und Fitness findest du auf unserer Seite Referenzen.

Was kostet eine Website mit Buchungssystem?

Die Website selbst bekommst du bei LEOSA zum Festpreis:

• Starter-Website ab 1.890 € netto: Für kleinere Betriebe mit wenigen Seiten.
• Business-Website ab 2.990 € netto: Mit mehreren Leistungsseiten und SEO-Grundoptimierung.
• Relaunch ab 2.990 € netto: Wenn du schon eine Website hast und neu starten willst.

Ein individuelles Buchungssystem kalkulieren wir nach Umfang, also nach Zahl der Angebote, Regeln und Schritte. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, ob ein bestehendes Tool reicht oder ob sich eine eigene Lösung lohnt. Mehr zu unseren Paketen auf der Seite Webdesign.

Schnell-Check: Bringt deine Website Buchungsanfragen?

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Häufige Fragen zum Buchungssystem für Spa & Wellness